家庭電話機でもビジネスフォンでも、外部に電話することができて当たり前ですよね。
しかし、ビジネスホンには仕事をする上で、家庭電話機と違い様々な付加機能が搭載されています。
普通に受話器をあげてダイヤルするだけではないのです。
ちなみに、ビジネスフォンには、５大機能「発信、着信、内線、保留転送、代表組」が標準的に備わっており、発信や着信は家庭電話機にも備わっていますが、内線、保留転送、代表組に関してはビジネスフォンに特化した機能となります。
ここでは、「発信」正式には「外線電話」に注目して、基本的な外線電話のかけ方と、どのような機能があるのかご説明いたします。
目次
- ビジネスフォンの外線電話のかけ方
- ビジネスフォンの外線電話にかかわる便利機能紹介
- まとめ
1、ビジネスフォンの外線電話のかけ方
ビジネスホンは家庭電話機と比べてボタンが沢山ついています。
ダイヤルするダイヤルボタンをはじめ、保留や短縮といった機能ボタンと、外線に関しても複数のボタンがあります。
外線ボタンは、基本的に取引先や顧客などに外部へ電話をかけたり、かかってきた電話に出たりするためにあります。
契約回線数に応じて使用するボタンも増加するので、どの機種も予め10個以上搭載されています。
家庭電話機なら受話器をあげてダイヤルすれば電話をすることはできますが、ビジネスホンの場合、「外線」をかける時は、まず「外線ボタン」を押す必要があります。
回線が複数ある場合は、空いている外線ボタンを押してから電話をかけることになりますが、空いているかどうかは一般的に、電話機の外線ボタンにランプがついているかどうかで分かります。
その手順としては、
- 空いている外線ボタンを押す
- 受話器を上げる
- 先方の電話番号をダイヤル
- コール音が鳴って相手が出れば通話ができます。
と、基本的な事なのでここで説明する必要もなかったのではと感じます。
では、その他にどんな便利機能があるのか？次の項で主な機能をご紹介いたします。
２、ビジネスフォンの外線電話にかかわる便利機能紹介
ビジネスホンは家庭電話機と違い外線電話に関しても様々な機能が搭載されています。
全てご紹介すると非常に長くなってしまうので、主な機能をご紹介いたします。
■「ワンタッチダイヤル」
名前の通り、ボタンを1度押すだけで相手に電話がかけられる機能です。
主に以下の様なケースで利用すると便利になります。
- よくかける電話番号を登録する
- よくかける内線番号を登録する
- 特定の番号を登録する
ワンタッチダイヤルの利用方法は、機種によって様々ですが、ほとんどのビジネスホンは、各電話機でそれぞれ登録することができます。
共通の短縮番号の登録は、システム設定用の端末から登録するのが一般的で、 多くの機種は「内線10」の電話機で設定をする事が多く見受けられます。
■「ハンズフリー機能」
こちらも名前の通り、受話器を置いたまま通話できる機能です。
ビジネンホンには、基本的に電話機本体にスピーカーとマイクが装備されており、これによって受話器を取らなくても通話が可能なのです。
スピーカーからは相手の声が聞こえ、マイクを通して自分の声が相手へ届くのです。
ハンズフリーの使い方は以下の通りとなっています。
◇パーソナルハンズフリー
受話器を置いたままで内線通話をすることができます。
➀「スピーカーボタン」を押下 → ➁「マイクボタン」を押下 → ➂相手の電話番号をダイヤル → ➃相手の方の声が聞こえたらビジネスホンのマイクに向かって話し、相手の声はスピーカーから聞こえます。
話しが終われば「スピーカーボタン」を押します。
◇外線ハンズフリー
受話器を置いたままで、外線通話をすることができます。
➀ビジネンホンの空いている「外線ボタン」を押下 → ➁「マイクボタン」 を押下 → ➂相手の電話番号をダイヤル→相手の方の声が聞こえたら多機能電話機の「マイク」に向かって話し、相手の声はスピーカーから聞こえます。
話しが終われば「スピーカーボタン」を押します。
◇ハンズフリーで電話を受けるには
➀ビジネスホンの着信音が鳴り、着信ランプと外線ランプが点滅 → ➁ランプが点滅している「外線ボタン」を押下 →➂「マイクボタン」を押下 → ➃多機能電話機の「マイク」に向かって話しができ、相手の方の声はスピーカーから聞こえます。話しが終われば「スピーカーボタン」を押します。
■「外線発信規制」
外線発信規制とは、電話機から発信させない特定の外線番号を設定する機能です。
例えば、電話による営業活動やアナウンス業務を行っている企業では、情報提供は必要ないと言われた相手に再度連絡をすることは避けなければいけません。自分では管理をしていたとしても、社内の別の人が電話をしてしまうこともあり得ます。
外線発信規制はこうしたトラブルを防ぐために、特定の電話に発信することができないようにする機能です。
設定方法が多少面倒なので、機種のマニュアルで確認が必要です。
■「回線使用制限」
回線使用制限機能は、一時的に使用する回線数を制限することによって、呼び出し状態のまま相手を待たせるような事態を避けることができます。
例えば、
- 外線着信の本数よりも在席者が少ない
- 1人しか在席していないので同時に複数本外線着信しても対応しきれない
- 一時的に特定の外線のみ着信を許可したい
などのケースで回線使用制限を行います。
呼び出し状態のままになってしまうと「休みなのか？」と感じさせることを防ぐことができます。
以上4つの機能のご紹介でしたが、その他にもスマホと連携することでも様々な機能を搭載できます。
３、まとめ
外線電話は、電話機の基本的な機能なので、家庭電話機はもちろんビジネスホンも充実した機能が備えられています。
特に、ビジネンホンはいかに便利に使用できるかがポイントとなり、導入を検討する際もどんな機能が搭載されているか確認が必要ですね。
