ビジネスフォンと家庭電話機の機能の違い「保留・転送」

ビジネスホンはかかってきた電話を転送することができます

ビジネスフォンには、5大機能「発信、着信、内線、保留・転送、代表組」が標準的に備わっており、発信や着信は家庭電話機にも備わっていますが、内線、保留転送、代表組に関してはビジネスフォンに特化した機能となります。

家庭電話機でも保留はできるのですが、電話に出るためにはその電話機まで移動しなければなりません。

一方のビジネスホンはかかってきた電話を転送することができますよね。

そこで今回は、「保留・転送」に注目してどのような機能なのかご説明いたします。

目次

  1. 保留・転送とは?今さら聞けない保留・転送のやり方
  2. まとめ

1、保留・転送とは?今さら聞けない保留・転送の基本操作

保留・転送とは?今さら聞けない保留・転送の基本操作

ビジネスホンの保留・転送機能とは、かかってきた電話もしくは発信した電話を内線機能で別の電話機に通話を引き継ぐことになります。
家庭電話機でも保留機能は備わっていますが、転送することはできませんよね。

使用する場合は、外線でかかってきたお客様などからの電話を保留にしたまま担当者につないだり、社内の担当部署の内線番号で電話をまわすことができます。

そこで、「保留」「転送」の基本的な使用方法をご紹介いたします。

■「保留」の使い方

「保留」とは、ご存知の通り、かかってきた外線に対して、保留ボタンを押すと一時的に待機状態になるというものです。
保留機能の基本的な使い方として、通話している相手を一時的にお待ちしていただく場合に使います。

例えば、取引先やお客様からの電話を外線1で受け、用件のある担当社員に通話を取り次ぎたいときに、ビジネスホン本体の「保留」ボタンを押します。
このとき相手には、内蔵されたメロディが流れ、自分の受話器には ”ツーツーツー” と、発信音が流れている状態になります。

次に、保留状態になっている電話を担当社員に引き継ぐ方法は2種類あり、

➀担当社員が近くにいる場合
担当社員が近くにいる際には、「◯◯さ~ん、外線1に△△様からお電話です」と伝え、担当社員は受話器をあげて保留状態になっている外線1(外線1のランプが点滅している状態)を押せば電話にでることができます。

➁担当社員が別室や別フロアにいる場合
保留ボタンを押した後は、外線が保留状態になっているのと同時に内線呼出し待機状態になっています。
まずは、担当者の電話を内線で呼出しましょう。
内線番号を確認し、担当者の内線番号が15番なら[1][5]とダイヤルすると、内線で担当者を呼出すことができます。
担当者が内線電話にでて応答してくれたら「○○様から外線1番にお電話です」と伝達し取次ぎは完了となります。

■「転送」の使い方

外部からかかってきた電話(外線)を、一時的に「保留」して担当者のデスクにある電話機に繋げる「転送」は、ビジネスホンにおいて基本的な機能です。
転送機能の使い方は様々ですが一般的には、外線を受けた後に他の社員や部署に電話を取り次ぎたいとき、「転送」ボタンを押します。

例えば、電話を外線1で受けたとき、自分ではなく他の社員に通話を取り次ぎたい場合、「保留」ではなく「転送」ボタンを押します。
押すと同時に通話中の外線が保留状態となり、あわせて内線呼出し待機状態となります。

そして、担当社員の内線番号が13番なら[1][3]とダイヤルし、内線で担当社員を呼び出します。
担当社員と内線がつながったら、保留状態になっている電話を転送することを伝えます。
それから、受話器を置くことで、担当社員の電話機には保留されている外線が強制的に転送されることになります。

基本的には、「保留」「転送」は同じ操作方法になります。

一般的に「保留」ボタンを品番使用するため目立った色(ピンク・オレンジなど)で電話機の右下に配置されています。

一方の「転送」ボタンに関しては、メーカー・機種ごとにあったりなかったりしますので、保留操作を覚えておけば日常の業務には差し支えないと思います。

2、まとめ

ここまで、保留・転送に関しては基本的な操作方法などご説明しましたが、ごく一般的に使用される機能なのですでにご存知の方も多かったのではないでしょうか。
家庭電話機でも、相手を待たせる時に保留することはあると思いますが、ビジネス上で保留して転送する場合、あまり時間をかけないことがポイント。
あまり待たせると嫌な気持ちになるのは誰でも同じですよね。

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