ビジネスフォンと家庭電話機の機能の違い「内線電話」

家庭電話機では内線電話を使えません

ビジネスフォンと家庭電話機の違いを比べたとき、家庭電話機で内線は使えますか?と、単純な機能の違いですが、
家庭電話機では内線電話を使えません
よね。

ビジネスフォンには、5大機能「発信、着信、内線、保留転送、代表組」が標準的に備わっており、発信や着信は家庭電話機にも備わっていますが、内線、保留転送、代表組に関してはビジネスフォンに特化した機能となります。

そこで今回は、「内線」正式には「内線電話」とはどのような機能なのかご説明いたします。

目次

  1. 内線電話とはそもそもどんな機能なのか?
  2. 内線電話はさまざまな機能をカスタマイズできる
  3. スマートフォンの内線化で業務効率が格段に向上
  4. まとめ

1、内線電話とはそもそもどんな機能なのか?

内線電話とはそもそもどんな機能なのか?

一般の家庭電話機とビジネスホンの大きな違いは、内線と外線の2種類の通話を使い分けられることが挙げられます。

現在出回っているビジネンホンには「外線電話」と「内線電話」のどちらの機能もすべての機種に備えられています。
その内線電話は、専用線や構内交換機、主装置を使用することで公衆電話網を使わず通話できる電話のことになります。

ひと昔前は「私設電話」と呼ばれ、通話料金が発生しないメリットがあることから、開発当初は企業や団体など同じ組織内での通信で使用されていました。
その後、通信を管理している「主装置」に公衆回線も接続し、外部への通話機能を持たせるようになりました。
このように、そもそもビジネスホンは一般的に主装置に公衆回線も接続されたこの「内線」のことを指しているのです。

その仕組みは、オフィスの規模によって異なり、大企業であればPBXなどの構内交換機を置き、外部からの電話網と内線電話をつないだり、仮想内線網サービスを利用したりして内線電話を活用しています。
中小企業では、主装置を用いた内線電話システムを利用しているのが一般的です。

PBXと仮想内線網を補足説明すると、以下の通りとなります。

  • PBXとは、Private Branch Exchangeの略称で、構内電話交換機のことになります。
  • 仮想内線網とは、VPNとも呼ばれ、企業内に仮想的な内線網を構築して提供する通信サービスのことを指します。

また、社員のビジネスホンには内線番号が割り振ることができ、小規模なオフィスの場合は二桁番号(10~99番)、大・中規模企業の場合は三桁~四桁(100~1000番)と言った番号の割り振りが可能です。

基本的に自営設備になるので、内線通話には通話料がもちろん一切発生しません。

2、内線電話はさまざまな機能をカスタマイズできる

内線電話と一口に言っても、通話をするだけではなく様々な機能をカスタマイズすることができます。ここからは、一部ですが主な内線電話機能をご紹介いたします。

  • 内線オフフック発信機能
  • ビジネスホン本体の受話器を持ち上げることなく内線発信を行なうことが可能な「内線オンフック発信機能」は基本中の基本とも言える内線機能です。

  • 内線ワンタッチ発信
  • ボタンに内線番号を登録することによりワンタッチで発信ができます。

  • 内線一覧表示
  • 内線番号と名前の一覧をモニターに表示することができます。

  • 内線名称(登録)表示
  • 指定内線番号に自分の名前が登録でき、使っていない時に液晶モニターに登録者の名前が表示されます。

  • 一斉呼出機能
  • 自分の電話機から全ての内線に向けて一斉にスピーカー放送することができます。

  • リセットコール
  • 名前のイメージ通り、呼びだした内線が不応答の際、リセットして別の内線をダイヤルして呼び出すことができます。

  • スライド機能
  • 使用中の内線番号(代表番号設定がされている電話機)にダイヤルした時に、あらかじめ設定した他の内線へ自動的にスライドして繋がります。

  • グループ呼出
  • 自分の電話機から、あらかじめ設定したグループ全員にむかってスピーカー放送をすることができます。
    「呼出ボタン」を押した後に、受話器より呼びかけます。

  • 内線独占保留
  • 内線通話を一度保留し、再度繋ぐことができます。

  • 内線システム保留
  • 内線通話を保留にされている側の電話機に向かって他の内線から保留解除をして話をすることができます。

以上、主な機能を10ご紹介しましたが、その他にも、

  • 内線代理応答
  • 不在転送
  • 不在設定
  • 話中転送
  • 不応答返答
  • 不在設定一括解除
  • 話中呼出
  • コールウェイティング
  • 内線ホットライン発信
  • 内線会議通話
  • ページング接続

こんなにあるの!と、驚かれる方もおられますが、これだけの機能をすべて1台のビジネスホンに搭載すると使い勝手も悪くなってしまいます。
そのため、オフィスのニーズに合わせて必要な機能を選択することで仕事の効率化に繋がります。

3、スマートフォンの内線化で業務効率が格段に向上

スマートフォンを社内の内線電話と同様に使えるようにして、直接内線番号に電話をかけてもらうようにすることで、効率化をはかる

営業の外回りや現場での作業が多い場合、色々な面で電話での対応はむずかしいものです。
そこで、スマートフォンを社内の内線電話と同様に使えるようにして、直接内線番号に電話をかけてもらうようにすることで、効率化をはかることができます。

そのスマートフォンをビジネスの場で更に役立たせてくれるのが、ビジネスホンの「スマートフォン連携機能」です。
この機能は一言で言えば、「スマートフォンのビジネスフォン化」と言えるでしょう。

その特徴を項目別に説明すると以下の通りとなります。

➀内線電話
「会社のビジネスホン⇔スマホ」でも、スマホ同士でも、相互に内線通話が可能になります。業務上の通話・通信には会社のネットワークが利用できるので余計な通信費はかからないようになります。

➁外線電話
スマホから電話しても、会社回線で外線発信できるので使用料金の把握がしやすくなります。電話する時には、会社の番号で発信できるのでプライバシーが守られて安心。また、会社にかかってきた外線をスマホ転送できるので、業務の効率化がはかれます。

➂留守番電話
留守録メールと留守録ボックスの活用で、通話ができない時でも連絡内容の確認がすぐにできます。

このように、会社の中でも外でも内線通話が可能になり、コスト削減はもちろん、日々の業務も格段に効率が向上するのではないでしょうか。

4、まとめ

内線電話について説明してまいりましたが、「ビジネスホン=内線電話」といっても過言ではなく、機能も充実しており、現在ではスマートフォンとの連携も可能、コスト削減・業務効率の向上ともに格段に良くなっています。
家庭電話機では、これだけの機能は備わっておらず、オフィスではビジネスホンが無くてはならない存在になっていることは頷けるのではないでしょうか。

記事一覧

  1. ビジネスフォンと家庭電話機の機能の違い「外線電話」
  2. ビジネスフォンと家庭電話機の特徴の違いって何?

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